10 Puntos clave para organizar una convención

Antes de empezar con la organización de una convención, es importante revisar los siguientes puntos para evitar errores o contratiempos antes y durante el evento:

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  1 ¿Quiénes serán las personas que formarán parte del Comité Organizador de la convención? Dichas personas serán las elegidas para planear y llevar la dirección del evento.
  2 Uno de los pasos más importantes (sino es que el más) es el de elegir y seleccionar el tema o temas que tratarán durante el evento de la convención.
  3 Definir de forma clara cuáles serán los objetivos, propósitos y finalidades de la convención.
  4 Fijar la fecha o fechas del evento.
  5 Establecer qué expertos se invitarán a la convención y comunicarles el tema con la finalidad de que preparen su ponencia.
  6 Búsqueda para el lugar de la convención ¿en dónde se llevará a cabo?
  7 ¿Con cuánto presupuesto cuentan? ¿la convención va a tener un costo? ¿cuánto?
  8 ¿A quiénes se va a invitar para participar como auditorio en la convención? ¿cuál será el límite de oyentes?
  9 ¿En manos de quién va a correr la publicidad de la convención?
  10 ¿Cuál va a ser la logística del evento? ¿inauguración, clausura, regalos para ponientes y oyentes? ¿actividades? ¿recesos? etc.
  

Es importante mencionar que estos puntos deberán de ser puestos sobre la mesa para ir formando un mapa de lo que será el evento. No todas la preguntas tendrán una respuesta inmediata, conforme vaya avanzando la organización se irán resolviendo, sin embargo, es muy bueno tomarlas en cuenta y tenerlas en mente desde el principio de la planeación.

Para más información: María José Ríos. E-mail: editor@eventoclick.com.pr