Qué hacer y qué evitar en las convenciones

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Conceptos verdes: no papel Utilizar pen drives o memorias USB. Hay que dejar atrás el consumo excesivo de papel y optar por sistemas mucho más prácticos y sostenibles. Los interminables dossieres se pueden sustituir por prácticos sistemas digitales de memoria, que además son reutilizables y son un lindo regalo.

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Reparto indiscriminado de folletos La gran parte del papel que se reparte en los eventos acaba en la basura. Hay que reducir al mínimo los residuos, así que fuera todo lo superfluo y sólo dejamos los papeles imprescindibles con información relevante.

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Creatividad Para añadir dosis de entretenimiento u ofrecer experiencias que queden en el recuerdo, hay que optar por la creatividad. Acciones sorprendentes para que los asistentes puedan tener una experiencia directa sobre los temas que se van a tratar y dar un enfoque muy audaz sobre las temáticas, afrontando los temas más polémicos con decisión.

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Convencionalismo Hay que huir de tópicos y de convencionalismos. Las convenciones deben ser foros donde destaquen las novedades. Nadie quiere pasar tres días oyendo ponencias sobre cosas sobradamente repetidas. Por eso hay que afrontar los temas polémicos, porque se trata de los foros adecuados para compartir puntos de vista y aprender.

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Menos es más Nada de largos rollos leídos, hay que asegurar que las ponencias son de la máxima calidad. Como no suele haber ocasión de conocer a todos los ponentes de antemano, lo que se debe hacer es reducir el tiempo de ponencia y sin embargo, ampliar el tiempo de preguntas. De este modo, se alargarán las ponencias que realmente interesan.

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Conferencias interminables No se trata de presentar todo el conocimiento adquirido a lo largo de toda una vida profesional. El objetivo de una convención es crear el foro adecuado para el intercambio, el análisis y el desarrollo de conocimientos sobre un tema específico, así que hay que considerar que igual de importantes que los ponentes son los asistentes y sus contribuciones.

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Mejor más cerca Por el momento, parece que se tiende a recortar la organización de grandes convenciones en lejanos destinos exóticos. El incremento en el coste de los vuelos y la actual situación de crisis financiera global reforzarán esta tendencia en el corto y medio plazo.

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Grandes viajes No parece que sea el tiempo adecuado para la ostentación de grandes costes en las convenciones internacionales.

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Desayunos de trabajo Permiten a los participantes el intercambio y la interacción de los encuentros cara a cara. Forman parte de la agenda de trabajo de un día normal, pero permiten encuentros mucho más directos y menos confusos que los que pueden surgir en ocasiones más festivas. En definitiva, ayudan a definir los temas y concretar los objetivos de los encuentros.

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Cenas de gala Las cenas de gala son momentos comprometidos, en los que al final lo único que pasa es que se come y se bebe de más. Bastante actividad tienen los asistentes durante el día como para que los acaparemos durante la noche.

Para más información: María José Ríos. E-mail: editor@eventoclick.com.pr