5 tips para una buena convocatoria a tu evento

Para que tu evento se caracterice por tener a los invitados adecuados no puedes dejar de leer éstos cinco consejos básicos que hay que considerar a la hora de invitar y confirmar la asistencia de personas a un evento. Si atendemos a estas recomendaciones no habrán sustos de última hora.

Un evento sin invitados no es un evento."

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  1La selección Fechas. Es muy importante seleccionar la fecha adecuada, mirar que no haya otros eventos que puedan interferir en la buena consecución del nuestro (ej., partido de fútbol, festivales, etc.).
• 2La elección del Emplazamiento o Venue. Tiene que ser un emplazamiento muy bien comunicado, a los asistentes les da pereza hacer grandes desplazamientos por lo que agradecen que el evento se realice en un lugar céntrico, que disponga de aparcamiento.
• 3Las Invitaciones. Intentar que sea una invitación con gancho, tiene que llamar la atención y el mensaje debe ser claro y tentador. Independientemente de que sea en formato papel o digital. Tenemos que pensar que es nuestra puerta de entrada, por lo que si conseguimos cruzarla ya es un éxito. No debemos olvidar incluir un teléfono y persona de contacto para confirmaciones.
• 4Crear y gestionar la Base de Datos. La base de datos debe estar correctamente filtrada, con los nombres de las personas de contacto a las que nos dirigimos, debemos intentar evitar las direcciones que van a Empresas o/y departamentos generalizados.
• 5Cuidar el Seguimiento y realizar confirmaciones. Para conseguir una buena convocatoria debemos realizar llamadas de seguimiento, para asegurarnos que les han llegado las invitaciones y si no es así remitirlas de nuevo. En la misma llamada podemos tantear la asistencia y confirmarla.